OFFRE D’EMPLOI

POSTE : Assistant / Assistante de direction

LIEU DE TRAVAIL : LYON 07

TYPE DE CONTRAT : CDD

RYTHME : Plein temps

 

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DESCRIPTION DU POSTE : 

La ComUE Université de Lyon est une Communauté d’universités et établissements (ComUE) qui rassemble 11 membres et 24 associés, et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne.

Dans ce cadre, sous la responsabilité hiérarchique de l’Assistante du Président, la Direction générale des services recrute un/e Assistant/e de Direction, chargé/e du secrétariat et assistance de l’équipe de direction :

Secrétariat de direction :
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion du courrier entrant
• Rédaction et mise en forme de courriers
• Accueil des visiteurs externes pour la Direction
• Suivi des parapheurs des différents services
• Diffusion d’information de la présidence à destination des personnels
• Commande de fournitures bureautiques
• Gestion de l’archivage
• Gestion administrative et financière

Assistance à l’équipe de direction :
• Appui à l’assistante du président
• Gestion des agendas
• Prise de rendez-vous externes et internes
• Organisation et compte rendus des réunions
• Gestion des déplacements
• Préparation des dossiers de réunions

Activités complémentaires :
• Assistance à la gestion de l’Ecole Urbaine de Lyon (Bons de commande, ordre de mission…)
• Toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du service ou de l’établissement.

 

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PROFIL RECHERCHÉ

Savoirs acquis ou à acquérir à la prise de fonction:

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement public administratif, des règles administratives et financières de base,
• Connaissance du fonctionnement des institutions et des partenaires institutionnels de l’Université de Lyon,
• Compréhension des circuits de décision

Savoir-faire :

• Rédaction de courriers, de comptes rendus
• Capacité à identifier et à gérer les priorités et les urgences, ; proactivité
• Prise de notes
• Savoir anticiper
• Savoir s’organiser selon un calendrier fixé

Savoir être :

• Discrétion, tact et diplomatie
• Souplesse et adaptabilité
• Organisation et rigueur
• Sens de l’accueil et des relations
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à rendre compte