M1605 – Assistant / Assistante de gestion administrative | OFEM-234462
POSTE : M1605 – Assistant / Assistante de gestion administrative
LIEU DE TRAVAIL : LYON 03
TYPE DE CONTRAT : CDI
RYTHME : Plein temps
DESCRIPTION DU POSTE :
Contexte et enjeux :
Rattaché(e) au Pôle Administratif et Financier, sous la responsabilité du/de la Responsable Administratif et
Financier et en collaboration avec les Chargés de Gestion Administrative et Financière, lAssistant(e) de
Gestion Administrative et Financière participe au suivi de la gestion administrative et financière des contrats,
conventions et engagements dans le respect du cadre réglementaire, des contraintes budgétaires et des
procédures internes.
Missions et activités principales :
LAssistant(e) de Gestion Administrative et Financière assure un support administratif auprès des Chargé(e)s
de Gestion Administrative et Financière sur des missions particulières dans le cadre de la gestion des projets.
Il/elle est donc en charge de :
o Procéder à la validation de dossiers de sous-traitance.
o Etablir les notifications administratives (ordres de services, procès-verbaux de réceptions, sous-traitances,
).
o Participer à la clôture des projets : restitution de garanties aux entreprises, relances factures non
réceptionnées, élaboration du listing des documents remis aux clients.
o Assurer la facturation des rémunérations de lentreprise (mensuelles, trimestrielles ou au fil de leau)
Assurer la facturation des demandes davances-remboursement sur les opérations en mandat de maîtrise
douvrage, avec établissement des justificatifs de dépenses via le logiciel de gestion.
o Procéder au contrôle et à la validation des recettes perçues sur le logiciel de gestion et relances clients
(factures non réglées) et entreprises (documents administratifs divers comme les assurances).
o Procéder au contrôle et à la validation de factures et assurer linterface avec la Comptabilité pour mise en
paiement des sommes dues et transmission des pièces comptables.
o Veiller au respect des exigences de reporting interne en organisant et facilitant la circulation de linformation,
et en étant linterlocuteur des chefs de projets pour le suivi de leurs projets
PROFIL RECHERCHÉ
De formation (BAC +2) et/ou expérience de plus de 5 ans dans des fonctions dassistanat avec des missions de
comptabilité – gestion, vous êtes à laise avec les outils informatiques (Pack Office) et êtes en capacité de vous
adapter rapidement aux logiciels spécifiques utilisés par la société (la connaissance du logiciel de gestion
PROGISEM GO sera appréciée mais nest pas indispensable).
Votre sens du relationnel et du contact vous permettent faciliter et fluidifier les échanges et la circulation de
linformation. Vous savez faire preuve de rigueur, de méthode et savez gérer les priorités. Vous savez travailler
en équipe projet et faites preuve dautonomie