agent administratif en crèche
FINALITES :
Assurer les tâches administratives de la crèche associative
Assister la responsable d’EAJE dans le traitement et la circulation de l’information (écrite ou orale)
Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant la crèche
Contribuer à l’optimisation du temps de la responsable de la crèche
MISSIONS :
1. Gestion de planning :
• Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ;
• Saisir sur un planning les demandes de congés de l’équipe ;
• Traitement de l’information
• Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l’objet du courrier ;
• Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ;
• Rédiger des courriers simples ;
• Gérer les messages téléphoniques ;
• Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies.
2. Contribution à la gestion sur logiciel
• Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d’accueil ;
• Dématérialiser les justificatifs ;
• Gérer les présences/absences des enfants (badges, maladie, congés, etc…) ;
• Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ;
• Assurer le replacement des enfants pour les accueils occasionnels ;
• Alerter la responsable de la crèche sur l’absentéisme des enfants au regard du règlement de fonctionnement.
3. Contribution à la gestion de dossiers spécifiques
• Mettre à jour des tableaux de bord (notamment le suivi des congés des enfants), la fiche d’identification de la crèche et alerter en cas de besoin ;
• Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d’éclairer l’activité (à la demande de la responsable).
4. Accueil
• Assurer l’accueil téléphonique de 1er niveau et assurer l’accueil physique des personnes sollicitant le service.
5. Suivi des enveloppes budgétaires de l’EAJE
• Vérifier l’adéquation des factures, des bons de commandes et de livraison, procéder à la préparation des règlements
• Procéder à la liquidation des factures après validation par la responsable de la crèche.
• Tenir à jour l’état des dépenses ;
6. Gestion des fournitures administratives
• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
• Préparer les commandes. Réceptionner les livraisons.
7. Organisation de réunions ou événements divers :
• Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ;
• Proposer et mettre en œuvre l’organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s’assurer de son bon fonctionnement…) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement.
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus.
8. Participation à la vie de la crèche et de l’association
• Participer aux réunions du service et aux réunions de l’association ;
PROFILS RECHERCHES
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Connaissance des logiciels utilisés (inoé, Silaé)
• Maîtrise de la langue française écrite et orale
• Rigueur organisationnelle et discrétion professionnelle
• Aptitude au travail en équipe, à la polyvalence, à l’utilisation d’espaces partagés
• Capacité à gérer le temps et les priorités
• Sens de l’accueil et bon sens relationnel
• CAP, BEP ou Baccalauréat secrétariat souhaité
